معرفی OKIRها: رویکردی ساختارمند برای اجرای OKR با استفاده از معیارهای ورودی
اهداف و نتایج کلیدی (OKRها) مدت‌هاست که به‌عنوان استاندارد طلایی در برنامه‌ریزی استراتژیک در کسب‌وکارهای سراسر جهان شناخته می‌شوند. OKRها روشی ساختاریافته برای تعیین اهداف بلندپروازانه و سنجش پیشرفت فراهم می‌کنند. اما با وجود اشتیاق فراوان در مرحله تعیین هدف، اجرا اغلب دچار لغزش می‌شود. دلیل آن چیست؟ OKRها بر «چه چیزی» تمرکز دارند، اما اغلب «چگونه» را نادیده می‌گیرند.
چالش OKRهای سنتی
احتمالاً همه ما این تجربه را داشته‌ایم: فصل جدیدی آغاز شده، تیم اجرایی آماده است تا اهداف جدید شرکت را معرفی کند، و همه با هیجان منتظر می‌مانند تا مأموریت این فصل مشخص شود. با معرفی اهداف، تشویق‌هایی صورت می‌گیرد و انرژی در شرکت حس می‌شود. اما چند هفته که می‌گذرد، افراد به همان کارهایی که پیش از تعیین اهداف جدید انجام می‌دادند، بازمی‌گردند!
تیم‌ها معمولاً پس از مرحله تعیین هدف، انگیزه خود را از دست می‌دهند، زیرا OKRها بلندپروازانه هستند اما طرح اجرایی ساختاریافته‌ای ندارند. معمولاً زمان زیادی صرف تعیین OKRها می‌شود، اما هفته‌ها و ماه‌ها می‌گذرد و تیم‌ها هنوز درگیر بحث درباره بهترین راه دستیابی به اهداف هستند.
مشکل در ابهام و نبود هم‌راستایی درباره برنامه دستیابی به اهداف است که منجر به بروز مشکلات مسئولیت‌پذیری می‌شود.
گرچه برای هر KR (نتیجه کلیدی) یک فرد مشخص تعیین می‌شود، اما در عمل، تحقق هدف به همکاری میان‌وظیفه‌ای نیاز دارد.
راه‌حل: تبدیل OKRها به OKIR با تعریف ورودی‌های لازم
در طول حرفه‌ام، شاهد بالا و پایین شدن شور و اشتیاق نسبت به OKRها بوده‌ام و همیشه این سؤال برایم مطرح بود که چگونه می‌توان این مسئله را حل کرد. ما تلاش زیادی برای تعیین OKRها می‌کنیم، اما نمی‌توانیم به‌درستی پیشرفت در مسیر تحقق آن‌ها را رصد کنیم. مشکل از آن‌جا ناشی می‌شود که در آغاز کار، برنامه اجرایی روشنی وجود ندارد. بنابراین، ما معیارهای کلیدی ورودی (OKIR) را معرفی کردیم تا اجرا را به مراحل قابل سنجش تقسیم کنیم.
برای مثال، فرض کنید می‌خواهیم به ۱۰ میلیون دلار درآمد سالانه تکرارشونده (ARR) دست یابیم. چگونه؟ باید ۱۰ قرارداد به ارزش هر کدام ۱ میلیون دلار ببندیم. چگونه به ۱۰ قرارداد برسیم؟ باید ۵۰ فرصت فروش در مرحله نهایی داشته باشیم. برای آن باید با ۵۰۰ مشتری بالقوه تماس بگیریم. حالا این هدف به سنجه‌های ورودی واضح و قابل سنجش تقسیم شده که هر کدام مسئول مشخصی در تیم یا دپارتمان دارند و بنابراین پاسخگوئی (accountability) هم مشخص است. در هر مرحله از قیف فروش می‌توانیم پیشرفت نسبت به این ورودی‌ها را اندازه‌گیری کنیم.
ما OKIRها را اجرا کردیم و نرخ موفقیت KRها به بیش از ۷۰٪ رسید! این ساختار باعث همراهی بیشتر تیم، حفظ اشتیاق و تضمین تداوم اجرا پس از تعیین اهداف شد.
فرآیند ایجاد IRها درون OKRها ساده است:
۱. اهداف و نتایج کلیدی خود را مشخص کنید.
۲. معیارهای ورودی واضحی تعریف کنید.
۳. مالکیت و پاسخگوئی (accountability) را تعیین کنید.
۴. یک برنامه اجرایی ساختارمند تدوین کنید.
۵. پیشرفت را از طریق پیگیری داده‌محور رصد کنید.
مزایای کلیدی OKIRها
• وضوح و هم‌راستایی: OKIRها نقشه راه اجرایی روشنی به تیم‌ها می‌دهند. به‌جای تعیین یک هدف سطح بالا و امیدواری به نتیجه، از ابتدا گام‌های دقیق موردنیاز برای دستیابی به آن را مشخص می‌کنیم.
• پاسخگوئی (Accountability): هر IR صاحب مشخصی دارد و تیم اجرایی موظف به انجام آن است. این کار باعث می‌شود مسئولیت‌ها مبهم یا پراکنده نباشند. اگر یک OKR محقق نشود، دقیقاً می‌دانیم چه کسی مسئول کدام بخش بوده و می‌توانیم شکاف‌ها را شناسایی کنیم.
• اجرای داده‌محور: معمولاً پیگیری پیشرفت OKRها ذهنی و نسبی است. در ابتدای فصل می‌گویند ۱۰٪ یا ۲۰٪ انجام شده و در پایان فصل ادعا می‌شود ۶۰٪ یا ۷۰٪ پیشرفت داشته‌ایم. اما این‌ها پایه و اساسی ندارند. با OKIRها پیشرفت قابل سنجش است: اگر به ۵۰ فرصت فروش در مرحله نهایی نیاز داریم و فقط ۲۵ مورد داریم، می‌دانیم در ۵۰٪ مسیر هستیم.
• درگیری مستمر: یکی از دلایل اصلی کاهش علاقه به OKRها نبود برنامه اجرایی روشن است. با OKIRها همه چیز از ابتدا مشخص است، بنابراین در میانه راه سردرگمی یا تردیدی وجود ندارد. شما از قبل بستری ساختاریافته برای بازخورد و ارزیابی ریسک فراهم کرده‌اید.
چالش‌ها و ملاحظات
• نیاز به سرمایه‌گذاری زمانی بیشتر: اصلی‌ترین نقطه‌ضعف OKIRها این است که در ابتدا زمان بیشتری نیاز دارند. شما باید زمان بیشتری را صرف تعریف معیارهای ورودی و برنامه اجرا کنید. اما این سرمایه‌گذاری در قالب اجرای مداوم نتیجه خواهد داد.
• توازن بین اجرا و نوآوری: یکی از نقدها به OKIRها این است که OKRها ذاتاً برای باز بودن و امکان کشف مسیرهای مختلف طراحی شده بودند. اما در بیشتر شرکت‌های امروزی، اجرا مهم‌تر از کشف است. اگر استارتاپی را اداره می‌کنید، فرصت آزمودن مسیرهای مختلف را ندارید—باید منابع را در مسیری با بیشترین احتمال موفقیت سرمایه‌گذاری کنید!
OKIRها با آوردن ساختار، پاسخگوئی و پیگیری داده‌محور به OKRها، کیفیت اجرا را ارتقا می‌دهند. اگر میخواهید اجرای مؤثری داشته باشید و نه فقط هدف‌گذاری، این راهکار مناسبی است. همه‌چیز به اجرای مؤثر، سنجه‌های دقیق، اشتیاق و پاسخگویی مربوط می‌شود. اگر گام‌های درست را از ابتدا تعریف کنیم، موفقیت دیگر فقط یک آرزو نخواهد بود—بلکه یک مسیر ساختاریافته است.
اگر به حوزه‌ی جذاب و پیچیده‌ی مدیریت عملکرد علاقمند هستید و میخواهید در یک دوره فشرده از جدیدترین رویکردها و راهکارهای این حوزه آشنا شوید و همچنین چارچوب و مدلی فرآیندی جهت طراحی و اجرای سیستم مدیریت عملکرد در سازمان خود را یاد بگیرید، در مسترکلاس کانفیگ مدیریت عملکرد با تدریس دکتر علی اصغر امیری شرکت کنید.
یا اگر میخواهید در سازمان خود سیستم مدیریت عملکرد افراد یا کسب و کار را طراحی و اجرا کنید و نیازمند مشاوره در این خصوص هستید، با کارشناسان آرسا (آکادمی رفتار سازمانی) در ارتباط باشید.
