عوامل کلیدی موفقیت در نظرسنجی کارکنان

یک نظرسنجی کارکنان که به‌خوبی برنامه‌ریزی و ماهرانه اجرا شده باشد، می‌تواند مزایای قابل‌توجهی برای سازمان‌ها به همراه داشته باشد؛ از جمله بهبود در زمینه‌هایی کلیدی مانند مشارکت کارکنان و عملکرد کلی سازمان. در مقابل، اجرای ضعیف یک نظرسنجی کارکنان می‌تواند اعتماد به واحد منابع انسانی را تضعیف کرده و مشارکت در نظرسنجی‌های آینده را کاهش دهد.
رویکردهای موفق در نظرسنجی کارکنان معمولاً با توجه به نیازهای منحصربه‌فرد هر سازمان سفارشی‌سازی می‌شوند، چرا که راه‌حل واحدی برای همه وجود ندارد.
عناصری همچون فرهنگ سازمانی، ویژگی‌های جمعیت‌شناختی کارکنان، سبک رهبری و موقعیت جغرافیایی، بر قالب و محتوای نظرسنجی تأثیرگذار خواهند بود.

۳.۱. تعیین اهداف روشن
کار را با تعریف اهداف مشخص و روشن آغاز کنید. در مرحله ابتدایی برنامه‌ریزی، هدف کلی و مقاصد نظرسنجی را به‌وضوح بیان کرده و بازده مورد انتظار از آن را مشخص نمایید. این اهداف باید با مشارکت مدیریت تدوین شده و به‌طور شفاف برای کارکنان توضیح داده شود تا اهمیت نظرسنجی را برجسته سازد. بدون داشتن اهداف بلندمدت که ارتباط نزدیکی با عملکرد سازمان داشته باشند، ممکن است نظرسنجی نتواند حمایت مدیریت را جلب کرده یا منابع لازم را تأمین کند.

۳.۲. تدوین یک برنامه ارتباطی جامع
برای پشتیبانی از هر مرحله از نظرسنجی، یک برنامه ارتباطی قوی طراحی کنید. این برنامه باید شامل جدول زمان‌بندی ارتباطات، بودجه مربوطه و مسئولیت‌های مشخص باشد. بدون چنین برنامه‌ای، ممکن است کارکنان به اهمیت نظرسنجی یا ارتباط آن با اقدامات بعدی توجه نکنند.

۳.۳. جمع‌آوری مؤثر داده‌ها
روش مناسب جمع‌آوری داده‌ها را در زمان مناسب انتخاب کنید. به روش‌هایی فکر کنید که بیشترین تناسب را با نیروی کار شما دارند. در حالی‌که از پرسشنامه‌های کاغذی سنتی استفاده شده است، نظرسنجی‌های آنلاین روشی کارآمدتر، مقرون‌به‌صرفه‌تر و راحت‌تر محسوب می‌شوند که همین سهولت می‌تواند نرخ پاسخ‌دهی را افزایش دهد. همچنین، اطمینان حاصل کنید که زمان اجرای نظرسنجی به‌گونه‌ای انتخاب شود که کمترین اختلال را در کار ایجاد کرده و بیشترین دسترسی کارکنان را فراهم آورد. از اجرای نظرسنجی در دوره‌های شلوغ کاری یا ایام تعطیلات خودداری کنید. زمان‌بندی نظرسنجی را با چرخه برنامه‌ریزی سازمان هماهنگ نمایید تا بتواند بر بودجه و تصمیمات دیگر اثر مثبت بگذارد.

۳.۴. اجرای اقدامات پیگیری روشن و مشخص
اقدامات پیگیری مؤثر بر اساس نتایج نظرسنجی، نقش مهمی در جلب اعتماد به فرآیند نظرسنجی و افزایش مشارکت‌های آتی دارد. تعداد محدودی از حوزه‌های بهبود را برای اقدام انتخاب کنید تا سازمان بتواند منابع خود را بر مسائل مهم و اثرگذار بر عملکرد متمرکز سازد. عدم اقدام ممکن است به بی‌تفاوتی کارکنان منجر شود، در حالی‌که پرداختن به تعداد زیادی از مسائل می‌تواند اثربخشی اقدامات پیگیری را کاهش دهد.

۳.۵. بازبینی و ممیزی فرآیند
برای پایش اثربخشی اقدامات پیگیری و بررسی پیشرفت در برابر اهداف، فرآیند ممیزی رسمی طراحی کنید. موفقیت‌های حاصل از اقدامات را جشن بگیرید و به‌طور گسترده اطلاع‌رسانی کنید. همچنین بازده سرمایه‌گذاری حاصل از اقدامات پیگیری را ارزیابی نمایید تا مبنایی برای تصمیم‌گیری‌های آتی در تخصیص منابع فراهم شود. سنجش اثربخشی و بازده اقدامات پیگیری، ارزش کسب‌و‌کاری نظرسنجی را برای کارکنان و مدیران افزایش می‌دهد و نشان می‌دهد این فرآیند صرفاً یک اقدام نمایشی نیست، بلکه ابزاری ارزشمند برای بهبود سازمان است.

۳.۶. عوامل کلیدی موفقیت

۳.۶.۱. تضمین محرمانگی
محرمانه بودن پاسخ‌های نظرسنجی را تضمین کنید تا محیطی امن برای ارائه بازخورد صادقانه فراهم شود. این اطمینان به کارکنان داده می‌شود که می‌توانند بدون ترس از پیامدهای منفی، نظرات خود را بیان کنند.

۳.۶.۲. برندسازی فرآیند نظرسنجی
برای نظرسنجی، یک شعار و لوگوی قابل‌شناسایی طراحی کنید تا در تمام مراحل نظرسنجی انسجام ایجاد شود. این برندسازی به کارکنان نشان می‌دهد که نظرسنجی بخشی از یک ابتکار مستمر است، نه یک اقدام موقتی. در صورت امکان، نظرسنجی را به سایر اقدامات تغییر سازمانی متصل کنید. نبود برندسازی ممکن است باعث شود کارکنان نظرسنجی را اقدامی پراکنده و کم‌تأثیر تلقی کنند.

۳.۶.۳. تخصیص منابع کافی
منابع مورد نیاز برای طراحی، اجرا و پیگیری نظرسنجی را برآورد کرده و از همان ابتدا در برنامه‌ریزی مالی و کسب‌و‌کاری لحاظ کنید. در صورت بی‌توجهی به این گام، ممکن است در مرحله پیگیری نظرسنجی پشتیبانی کافی فراهم نشود، که موجب مقاومت مدیران خطی و کاهش مشارکت کارکنان در آینده خواهد شد، به‌ویژه اگر تغییری محسوس پس از نظرسنجی مشاهده نکنند.

۳.۶.۴. تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها
برای حمایت از نظرسنجی، شبکه‌ای از نمایندگان داخلی ایجاد کنید که مسئول شناسایی نیازهای واحد خود، مدیریت جمع‌آوری داده‌ها و مشارکت در پیگیری اقدامات باشند. این افراد باید به ارزش نظرسنجی و انتظارات نقش خود آگاه باشند تا بتوانند زمان خود را به‌درستی مدیریت کنند. همچنین، به مدیرانی که نتایج مربوط به بخش خود را دریافت می‌کنند، دستورالعمل‌های روشنی درباره مسئولیت‌هایشان در قبال اقدامات پیگیری ارائه دهید. در غیر این صورت، ممکن است نتایج به‌خوبی منتقل نشده و اقدامات لازم انجام نشود، که اعتماد کارکنان به فرآیند نظرسنجی را کاهش می‌دهد.

۳.۶.۵. نمایش تعهد مدیریت ارشد
با نشان دادن حمایت و پشتیبانی مدیریت ارشد از نظرسنجی، اعتبار آن را افزایش دهید. این تعهد به کارکنان اطمینان می‌دهد که نظراتشان شنیده شده و مورد توجه قرار خواهد گرفت. در نبود این حمایت آشکار، کارکنان ممکن است نظرسنجی را صرفاً یک اقدام تبلیغاتی تلقی کرده و نه یک فرآیند واقعی برای رسیدگی به دغدغه‌هایشان.

۳.۶.۶. طراحی پرسش‌های مرتبط و معنادار
نظرسنجی را به‌گونه‌ای طراحی کنید که به دغدغه‌های مدیریت و کارکنان بپردازد. حتی اگر از پرسشنامه‌های استاندارد استفاده می‌کنید، باید عبارتها را متناسب با فرهنگ سازمانی تنظیم نمایید. ابزارهای آماده‌ای که به مسائل واقعی نمی‌پردازند یا با زبان و اصطلاحات سازمان سازگار نیستند، ممکن است نامربوط تلقی شده و نتوانند مشارکت مؤثر کارکنان را جلب کنند.

اگر به حوزه تجربه افراد (کارکنان) علاقمند هستید پیشنهادی میکنیم در مسترکلاس طراحی تجربه افراد با تدریس دکتر علی اصغر امیری شرکت کنید. 

یا اگر تمایل دارید در سازمان خود در زمینه تجربه کارکنان اقدامات اثربخشی انجام دهید، جهت مشاوره با کارشناسان آرسا (آکادمی رفتار سازمان دکتر امیری) در ارتباط باشید.