چرا مدل مدیریت عملکرد ناکارآمد است و پنج راهکار برای اصلاح آن
برای ایجاد تیمی متشکل از افرادی که مشتاق دریافت بازخورد هستند و رهبرانی که توانایی ارائه بازخورد مؤثر را دارند، باید محیطی مناسب برای پرورش میل به بهبود فراهم کنید. اما ایجاد یک ساختار باکیفیت برای مدیریت عملکرد همچنان چالش‌برانگیز است.
طبق بررسی‌های ما، ۹۸٪ از مشتریانمان اعتقاد داشتند که می‌توانند نحوه مدیریت عملکرد را بهبود بخشند. همچنین، در نظرسنجی از بیش از ۹۰۰ سازمان در سراسر جهان، مشخص شد که ۷۰٪ از آن‌ها نمی‌دانند چگونه مدیران و کارکنان را در قبال مکالمات مؤثر و باکیفیت درباره عملکرد، مسئول بدانند. علاوه بر این، فقط ۵۹٪ از کارکنان گزارش داده‌اند که بازخورد کافی درباره عملکرد خود دریافت می‌کنند.
این امر تعجب‌برانگیز نیست. مدیریت عملکرد بر همه کارکنان تأثیر می‌گذارد و باید بر تصمیمات مربوط به پیشرفت شغلی، ارتقا و دستمزد اثرگذار باشد. همچنین، این فرآیند بر احساس ارزشمندی افراد تأثیر دارد. به همین دلیل، اجرای درست آن دشوار است.
بینش‌های جدید درباره مدیریت عملکرد
در پژوهش خود با عنوان «مدیریت عملکرد: دیدگاهی جسورانه در مورد برتری فردی، تیمی و سازمانی»، با ۶۷ فرد برجسته خارج از دنیای کسب‌وکار، از جمله ورزشکاران حرفه‌ای، موسیقیدانان و اعضای نظامی، مصاحبه کردیم.
آنچه آموختیم، روشنگر بود. تمامی این افراد دیدگاه‌های مشترکی داشتند، اما تفاوت آن‌ها با معیارهای رایج در شرکت‌ها قابل‌توجه بود. این یافته‌ها نشان داد که دریافت بازخورد مؤثر، مهم‌ترین عامل در دستیابی به عملکرد بالا است. سه عنصر کلیدی برای این هدف عبارتند از:
۱. ایجاد یک ساختار مناسب برای مدیریت عملکرد
2. تجهیز رهبران برای ارائه بازخورد مؤثر
3. پرورش کارکنانی که مشتاق دریافت بازخورد هستند
این مقاله، اولین بخش از یک مجموعه سه‌گانه است که پنج راهکار برای ایجاد ساختار مناسب مدیریت عملکرد را ارائه می‌دهد.
۱. زمان‌بندی بازخورد حیاتی است
بسیاری از افرادی که در پژوهش ما شرکت داشتند، از تأخیر طولانی در ارائه بازخورد در سازمان‌ها شگفت‌زده شدند. سازمان‌ها باید از مدل سنتی بازبینی سالانه فاصله بگیرند و چرخه بازخورد را کوتاه‌تر کنند.
به‌عنوان نمونه، یک بانک سرمایه‌گذاری در استرالیا به‌جای استفاده از سیستم بازبینی مبتنی بر تقویم، بررسی عملکرد را به‌صورت هم‌زمان با انجام معاملات انجام می‌دهد. این تغییر منجر به ارائه بازخورد دقیق‌تر و کاربردی‌تر شد.
در بسیاری از صنایع، چرخه‌های بازخورد می‌توانند بر اساس پروژه‌ها تنظیم شوند تا درس‌های آموخته‌شده بلافاصله در پروژه‌های بعدی به کار گرفته شوند.
۲. پذیرای آزمایش و تغییر باشید
با وجود آگاهی از اهمیت بازخورد، یافتن ساختار مناسب مدیریت عملکرد همچنان چالش‌برانگیز است. هر سازمان با توجه به اندازه، اهداف و فرهنگ خود، به رویکردی متفاوت نیاز دارد.
به‌عنوان مثال، در یک شرکت خدمات عمومی، تیم‌های عملیاتی نیاز به بازبینی‌های روزانه داشتند، در حالی که کارکنان اداری به ارزیابی‌های فردی‌تر نیاز داشتند. در محیط‌هایی مانند معادن، عملکرد به‌صورت لحظه‌ای قابل‌مشاهده است و بازخورد می‌تواند به‌صورت فوری توسط سرپرستان ارائه شود.
۳. انعطاف‌پذیری را در نظر بگیرید
یک ساختار واحد برای تمامی بخش‌های یک سازمان بزرگ کارآمد نخواهد بود. به‌عنوان مثال، در یک هلدینگ سنگاپوری، یک چارچوب مشترک برای ارزیابی عملکرد ایجاد شد، اما برای بخش‌های مختلف مانند حمل‌ونقل، راه‌آهن و املاک، تنظیمات خاصی اعمال شد.
مدیریت عملکرد باید با ترجیحات فردی برای دریافت بازخورد نیز سازگار باشد. آنچه برای افراد برون‌گرا مؤثر است، ممکن است برای درون‌گراها کارساز نباشد. رهبران باید زمان بگذارند تا بهترین روش ارتباط با هر عضو تیم را بیاموزند.
۴. تعیین انتظارات شفاف
برای دستیابی به انتظارات، ابتدا باید آن‌ها را مشخص کرد. در آغاز هر دوره بازخورد، اهداف و نقش‌ها باید به‌وضوح تعریف شوند.
برگزاری جلسات کوتاه (۵ تا ۱۰ دقیقه‌ای) برای تعیین نقاط قوت، ضعف و فرصت‌های توسعه هر فرد می‌تواند پایه‌ای برای مکالمات سازنده باشد. همچنین، برگزاری جلسات بازخورد ۳۶۰ درجه به کارکنان این فرصت را می‌دهد که نظرات خود را درباره اقدامات مطلوب، نامطلوب و قابل‌ادامه بیان کنند.
۵. تکیه بر هدف سازمانی
هدف سازمانی باید اساس مدیریت عملکرد را تشکیل دهد. معیارهای عملکرد باید با ارزش‌های سازمان همسو باشند.
به‌عنوان نمونه، در تیم‌های ورزشی، بازیکنان علاوه بر رقابت فردی برای حضور در ترکیب تیم، برای موفقیت جمعی نیز تلاش می‌کنند. این هدف مشترک، فرآیند دریافت بازخورد را تسهیل می‌کند.
در یک شرکت خدمات مالی که هدف آن بهبود وضعیت بازنشستگی مشتریان بود، ساختار مدیریت عملکرد بر اساس میزان تأثیر کارکنان بر این هدف تنظیم شد.
نتیجه‌گیری
قبل از اینکه روش‌های مناسب ارائه بازخورد را بیابید، باید ساختاری برای مدیریت عملکرد ایجاد کنید که با سازمان و کارکنان شما همخوانی داشته باشد. تنها در این صورت می‌توانید رهبرانی توانمند تربیت کنید که بازخورد را به‌درستی به کارکنان مشتاق ارائه دهند.
اگر به حوزه مدیریت عملکرد علاقمند هستید و می خواهید در یک دوره فشرده از جدید ترین رویکردها و راهکارهای این حوزه آشنا شوید و همچنین چارچوب و مدلی فرآیندی جهت طراحی و اجرای سیستم مدیریت عملکرد در سازمان خود را یاد بگیرید، در مسترکلاس کانفیگ مدیریت عملکرد با تدریس دکتر علی اصغر امیری شرکت کنید.
یا اگر می خواهید در سازمان خود سیستم مدیریت عملکرد افراد را طراحی و اجرا کنید و نیازمند مشاوره در این خصوص هستید، با کارشناسان آرسا (آکادمی رفتار سازمانی) در ارتباط باشید.
