بازطراحی مدیریت عملکرد کارکنان

دیلویت مانند بسیاری از شرکت‌های دیگر، متوجه شد که سیستم فعلی ارزیابی عملکرد کارکنان، که شامل آموزش، ارتقاء و پرداخت‌ها می‌شود، دیگر با اهداف این سازمان هم‌راستا نیست. آن‌ها به دنبال راه‌حل سریع‌تر، مبتنی بر زمان واقعی و شخصی‌تر بودند، رویکردی که تمرکز بیشتری بر بهبود عملکرد آینده به جای ارزیابی عملکرد گذشته داشته باشد.

مشکلات سیستم‌های سنتی ارزیابی عملکرد

در یک نظرسنجی عمومی که دیلویت انجام داد، بیش از نیمی از مدیران (58٪) معتقد بودند که سیستم‌های فعلی مدیریت عملکرد نه تنها به ارتقای مشارکت کارکنان کمکی نمی‌کنند، بلکه بر عملکرد بالای آن‌ها نیز تأثیری ندارد. به همین دلیل، دیلویت تصمیم گرفت سیستم مدیریت عملکرد خود را بازطراحی کند.

این سیستم جدید به جای اهداف گسترده و ارزیابی‌های سالانه، روی انعطاف‌پذیری، سرعت، یادگیری مستمر و جمع‌آوری داده‌های قابل اعتماد برای ارزیابی عملکرد متمرکز است.

نیاز به تغییر: شمارش ساعت‌ها

در طی یک مطالعه درونی، دیلویت متوجه شد که تنها تکمیل فرم‌ها، برگزاری جلسات و ارزیابی‌ها نزدیک به دو میلیون ساعت در سال از وقت کارکنان را صرف می‌کند. زمانی که این ساعت‌ها بررسی شد، مشخص شد که بخش زیادی از آن‌ها به جلسات پشت درهای بسته درباره نتایج فرآیند ارزیابی اختصاص دارد. دیلویت از خود پرسید که آیا می‌توانند سرمایه‌گذاری زمانی خود را از گفت‌وگوهای داخلی در مورد ارزیابی‌ها به گفت‌وگوهای مستقیم با کارکنان درباره عملکردشان و مسیر شغلی‌شان تغییر دهند.

علم ارزیابی‌ها و تفاوت‌های آن

در بررسی‌های علمی مشخص شد که ارزیابی‌های عملکرد به صورت غالب تحت تأثیر ویژگی‌های فردی ارزیاب‌ها قرار می‌گیرد. تحقیقی که در سال 2000 توسط مایکل ماؤن و همکارانش انجام شد، نشان داد که 62٪ از تفاوت‌های ارزیابی‌ها به تفاوت‌های فردی ارزیاب‌ها مربوط می‌شود و تنها 21٪ از این تفاوت‌ها به عملکرد واقعی افراد برمی‌گردد. این مسئله دیلویت را بر آن داشت تا ارزیابی عملکرد را به گونه‌ای طراحی کند که وابسته به قضاوت‌های فردی نباشد و از روش‌هایی استفاده کند که اطلاعات دقیق‌تری از عملکرد فردی ارائه دهد.

استفاده از نقاط قوت: ایجاد تیم‌های با عملکرد بالا

دیلویت همچنین کشف کرد که بهترین تیم‌های آن‌ها به‌طور قابل توجهی مبتنی بر استفاده از نقاط قوت اعضای خود هستند. در تحقیقی که در دیلویت انجام شد، از 60 تیم با عملکرد بالا (که شامل 1287 نفر بود) سه مؤلفه مهم شناسایی شد که موجب افزایش عملکرد آن‌ها می‌شود: "همکارانم به انجام کار با کیفیت متعهد هستند"، "ماموریت شرکت من را الهام‌بخش می‌کند"، و مهم‌تر از همه، "من هر روز فرصت دارم از نقاط قوت خود استفاده کنم."

این یافته‌ها به دیلویت کمک کرد تا بفهمد برای تقویت عملکرد کارکنان باید روی استفاده از نقاط قوت فردی و ایجاد شرایطی که افراد بتوانند در آن بهترین عملکرد خود را ارائه دهند، تمرکز کند.

طراحی جدید: تغییرات اساسی در مدیریت عملکرد

دیلویت در طراحی جدید خود سه هدف اصلی داشت:

1. شناسایی عملکرد: از طریق پرداخت‌های متغیر، به راحتی می‌توان عملکرد هر فرد را شناسایی کرد. برای این کار، نیاز به ارزیابی دقیق‌تر و مشخص‌تر عملکرد بود.
2. مشاهده عملکرد: دیلویت به دنبال طراحی سیستمی بود که بتواند عملکرد افراد را به‌طور واضح و دقیق مشاهده کند، بدون اینکه تحت تأثیر ارزیابی‌های نادرست قرار گیرد. در این راستا، به جای استفاده از ارزیابی 360 درجه، از سرپرستان تیم خواسته شد تا چهار سوال آینده‌نگر درباره عملکرد هر فرد بپرسند:

• آیا این فرد سزاوار بالاترین افزایش حقوق و پاداش است؟
• آیا همیشه دوست دارم این فرد را در تیمم داشته باشم؟
• آیا این فرد در خطر پایین بودن عملکرد است؟
• آیا این فرد آماده برای ارتقاء است؟

این سوالات به سرپرستان تیم کمک می‌کند تا دیدگاه‌های متفاوتی از عملکرد اعضای تیم خود به‌دست آورند و تصمیم‌گیری‌های بهتری در زمینه ارتقاء، جبران خدمات و مسیرهای شغلی داشته باشند.

3. تقویت عملکرد: دیلویت همچنین متوجه شد که برای تقویت عملکرد، باید تیم‌ها به‌طور منظم با یکدیگر در ارتباط باشند. به همین منظور، تیم‌ها باید به طور هفتگی جلسات کوتاه‌مدت (Check-ins) داشته باشند تا انتظارات آینده را روشن کنند، بازخورد بدهند و نکات مهم را مرور کنند. این جلسات برای ارتقای عملکرد کارکنان ضروری است و به مدیران تیم این امکان را می‌دهد که به‌طور مستمر از نقاط قوت اعضای تیم خود بهره‌برداری کنند.

نتیجه‌گیری

دیلویت با بازطراحی سیستم مدیریت عملکرد خود، تمرکز را از ارزیابی‌های سالانه و اهداف سنتی به سمت داده‌های آنی و عملکرد واقعی روزانه تغییر داده است. این سیستم جدید، با استفاده از ابزارهایی مانند "تصویر فوری عملکرد" و بررسی هفتگی عملکرد، به مدیران این امکان را می‌دهد که بر بهبود مستمر عملکرد کارکنان تمرکز کنند و سیستم مدیریت عملکرد را به ابزاری برای یادگیری و پیشرفت تبدیل کنند.

همچنین، با توجه به اهمیت شفافیت در ارزیابی‌ها، دیلویت در تلاش است تا راه‌هایی برای ارتقاء شفافیت و تکمیل دقیق‌تری از ارزیابی‌های فردی بیابد تا از ایجاد نگرش‌های یک‌جانبه جلوگیری کند و اطلاعات بیشتری را برای تصمیم‌گیری‌های بهتر در اختیار مدیران قرار دهد.

اگر به حوزه مدیریت عملکرد علاقمند هستید و می خواهید در یک دوره فشرده از جدید ترین رویکردها و راهکارهای این حوزه آشنا شوید و همچنین چارچوب و مدلی فرآیندی جهت طراحی و اجرای سیستم مدیریت عملکرد در سازمان خود را یاد بگیرید، در مسترکلاس کانفیگ مدیریت عملکرد با تدریس دکتر علی اصغر امیری شرکت کنید.

با اگر می خواهید در سازمان خود سیستم مدیریت عملکرد افراد را طراحی و اجرا کنید و نیازمند مشاوره در این خصوص هستید، با کارشناسان آرسا (آکادمی رفتار سازمانی) در ارتباط باشید.