بهترین روش‌ها برای اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارها
اندازه‌گیری صحیح شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارها (Metric) می‌تواند پیچیده باشد، به‌ویژه اگر تجربه زیادی در این زمینه نداشته باشید.
حتی اگر تعداد معقولی از شاخص‌های کلیدی عملکرد را برای ردیابی انتخاب کنید، مسائل مرتبط با داده‌ها ممکن است به سرعت از کنترل خارج شوند.
برای جلوگیری از این مشکل، در اینجا برخی از بهترین روش‌هایی که هنگام اندازه‌گیری (measuring) باید رعایت کنید آورده شده است:
- معیارها را از شاخص‌های کلیدی عملکرد جدا کنید.
- شاخص‌های کلیدی عملکرد مناسب (و معیارهای درست برای ردیابی آن‌ها) را انتخاب کنید.
- داده‌های خود را در داشبورد بهنگام مصور کنید.
- شاخص‌های کلیدی عملکرد را هر سه ماه یک‌بار اصلاح کنید.
- اهداف واقع‌بینانه تعیین کنید.
- شاخص‌های کلیدی عملکرد را به‌طور منظم پایش کنید.
۱. معیارها را از شاخص‌های کلیدی عملکرد جدا کنید
همه چیز را در یکجا قرار ندهید.
برای نظارت مؤثر بر شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارها، بهتر است آن‌ها را جداگانه سازمان‌دهی کنید. این یعنی هر شاخص کلیدی عملکرد باید نمای مستقلی داشته باشد و داشبوردهایی وجود داشته باشند که معیارهای مرتبط با آن‌ها را نمایش دهند.
این روش نه‌تنها تحلیل و گزارش‌دهی شاخص‌های کلیدی عملکرد را آسان‌تر می‌کند، بلکه به شما کمک می‌کند معیارهای غیرضروری را شناسایی و حذف کنید و حوزه‌هایی را که به بینش بیشتری نیاز دارند، مشخص نمایید.
۲. شاخص‌های کلیدی عملکرد مناسب (و معیارهای درست برای ردیابی آن‌ها) را انتخاب کنید
اگر شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارهای مناسبی را ردیابی نکنید، عملاً وقت خود را تلف می‌کنید.
هنگام تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد، از معیار SMART استفاده کنید:
- مشخص (Specific): باید هدف مشخصی داشته باشد.
- قابل اندازه‌گیری (Measurable): باید کمّی و قابل ردیابی باشد.
- دست‌یافتنی (Achievable): باید واقع‌بینانه باشد.
- مرتبط (Relevant): باید با اهداف کسب‌وکار همسو باشد.
- دارای بازه زمانی (Time-bound): باید در یک چارچوب زمانی معین تعریف شود.
همچنین، ذی‌نفعان، مدیران، سرپرستان بخش‌ها و اعضای تیم را در این فرآیند مشارکت دهید. این کار نه‌تنها هم‌راستایی تیم را تضمین می‌کند، بلکه باعث افزایش مسئولیت‌پذیری نیز می‌شود.
علاوه بر این، توصیه می‌شود که شاخص‌های پیشرو (Leading Indicators) و شاخص‌های پَسرو (Lagging Indicators) را متعادل کنید تا دید جامعی از عملکرد کسب کنید.
- شاخص‌های پسرو (مانند درآمد و حاشیه سود) نتایج اقدامات گذشته را نشان می‌دهند.
- شاخص‌های پیشرو (مانند تعامل مشتری یا رضایت کارکنان) اطلاعاتی درباره عملکرد آینده ارائه می‌دهند.
پس از تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد، می‌توانید معیارهای خاصی را برای پیگیری پیشرفت در دستیابی به آن‌ها انتخاب کنید.
طبق تحقیقات ما، ۸۰٪ کسب‌وکارها از معیارهای مبتنی بر خروجی استفاده می‌کنند.
۳. داده‌های خود را در داشبورد بهنگام مُصور کنید
تجسم داده‌ها در یک داشبورد بهنگام مزایای زیادی دارد.
یکی از مزایای کلیدی آن، ارائه بینش‌های لحظه‌ای است.
داشبوردهای بهنگام امکان دسترسی به داده‌های به‌روز را فراهم می‌کنند، به این معنی که می‌توانید به تغییرات به‌موقع واکنش نشان دهید و تصمیمات سریع‌تری بگیرید.
این موضوع در محیط‌های پویایی که شرایط به‌سرعت تغییر می‌کند، بسیار مهم است.
علاوه بر این، داشبوردهای بهنگام شفافیت را افزایش می‌دهند، زیرا تیم‌ها در بخش‌های مختلف سازمان می‌توانند به‌سرعت وضعیت شاخص‌های کلیدی عملکرد را درک کنند.
همچنین، شناسایی الگوها و روندها با مصورسازی داده‌ها آسان‌تر می‌شود. نمایش روندهای داده در طول زمان به تصمیم‌گیرندگان کمک می‌کند روابط علی و همبستگی‌های احتمالی را بهتر درک کنند.
۴. شاخص‌های کلیدی عملکرد را هر سه ماه یک‌بار بروز کنید
بازار، رفتار مشتریان و فضای رقابتی به‌مرور تغییر می‌کنند. به همین دلیل، باید شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را در بازه‌های زمانی مشخص بازنگری کنید.
بر اساس نظرسنجی ما، ۴۵٪ از شرکت‌ها هر سه ماه یک‌بار شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را اصلاح می‌کنند.
تعدیل فصلی شاخص‌های کلیدی عملکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف خود را متناسب با تغییرات محیطی تنظیم کنند. البته، می‌توانید دوره‌های زمانی مختلفی را آزمایش کنید تا بفهمید کدام گزینه برای کسب‌وکار شما مناسب‌تر است.
۵. اهداف واقع‌بینانه تعیین کنید
تعیین اهداف واقع‌بینانه برای موفقیت کسب‌وکار ضروری است.
اهداف واقع‌بینانه باعث افزایش انگیزه کارکنان و جلوگیری از فرسودگی شغلی می‌شود. همچنین، به مدیریت منابع و کاهش ریسک کمک می‌کند.
اهداف غیرواقعی ممکن است منجر به تصمیم‌گیری‌های نادرست شود، زیرا تیم‌ها ممکن است چالش‌های احتمالی را نادیده بگیرند.
برای تعیین اهداف واقع‌بینانه:
- عملکرد فعلی، قابلیت‌ها و شرایط بازار را تجزیه‌وتحلیل کنید.
- نقاط قوت و ضعف خود را ارزیابی کنید.
- از داده‌های مقایسه‌ای (Benchmark) برای تعیین استانداردهای عملکرد استفاده کنید.
با استفاده از گروه‌های مقایسه‌ای (Benchmark Groups) در Databox، می‌توانید به‌راحتی به داده‌های عملکردی سایر شرکت‌های هم‌اندازه خود دسترسی داشته باشید و وضعیت خود را با رقبا مقایسه کنید.
۶. شاخص‌های کلیدی عملکرد را به‌طور منظم پایش کنید
نظارت منظم بر شاخص‌های کلیدی عملکرد ضروری است.
یکی از مهم‌ترین دلایل آن، شناسایی فوری مشکلات و ناهنجاری‌ها در زمان وقوع آن‌ها است که به شما امکان می‌دهد واکنش سریع نشان دهید.
علاوه بر این، پایش مداوم شاخص‌های کلیدی عملکرد تصویری لحظه‌ای از وضعیت عملکرد شرکت ارائه می‌دهد.
منتظر گزارش‌های فصلی ماندن می‌تواند برای واکنش به تغییرات مهم خیلی دیر باشد.
به عنوان مثال، اگر ترافیک وب‌سایت کاهش یابد، تیم بازاریابی می‌تواند بلافاصله مشکل را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی را انجام دهد.
بهینه‌سازی نظارت و گزارش‌دهی شاخص‌های کلیدی عملکرد با داشبوردسازی
شما شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را مشخص کرده‌اید، معیارهای ضروری را شناسایی کرده‌اید و آن‌ها را با اهداف کسب‌وکار همسو کرده‌اید.
اما بدون یک استراتژی مناسب برای ردیابی و تحلیل، همه این تلاش‌ها می‌توانند بی‌نتیجه بمانند—به‌خصوص اگر هنوز از فرآیندهای دستی استفاده می‌کنید.
خوشبختانه، راه ساده‌تری وجود دارد: استفاده از متخصصین آرسا برای داشبورد سازی
چرا باید برای نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارها در گزارش‌های متعدد سردرگم شوید، درحالی‌که می‌توانید همه چیز را در یک داشبورد جامع مدیریت کنید؟
با داشبوردهای طراحی شده توسط متخصصین آرسا، می‌توانید تمام معیارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را در یک صفحه تجمیع کنید، تغییرات را در لحظه پیگیری کنید و به‌سرعت واکنش نشان دهید.
و بهترین بخش؟ ایجاد این داشبوردها بسیار آسان است! فقط منبع داده خود را متصل کنید، معیارهای موردنظر را اضافه کنید و تجسم‌های حرفه‌ای برای تحلیل آسان ایجاد کنید.
همچنین، دیگر نیازی به صرف ساعت‌ها برای تهیه گزارش‌های مدیریتی نخواهید داشت—گزارش گیری از داشبوردهای آرسا این کار را برای شما انجام می‌دهد.
و در نهایت، گروه‌های مقایسه‌ای را فراموش نکنید! با مقایسه عملکرد خود با سایر کسب‌وکارهای هم‌اندازه در صنعت، می‌توانید استراتژی‌های خود را بهینه‌سازی کنید و تصمیمات بهتری بگیرید.
اگر به حوزه مدیریت عملکرد علاقمند هستید و می خواهید در یک دوره فشرده از جدید ترین رویکردها و راهکارهای این حوزه آشنا شوید و همچنین چارچوب و مدلی فرآیندی جهت طراحی و اجرای سیستم مدیریت عملکرد در سازمان خود را یاد بگیرید، در مسترکلاس کانفیگ مدیریت عملکرد با تدریس دکتر علی اصغر امیری شرکت کنید.
یا اگر می خواهید در سازمان خود سیستم مدیریت عملکرد افراد یا کسب و کار را طراحی و اجرا کنید و نیازمند مشاوره در این خصوص هستید، با کارشناسان آرسا (آکادمی رفتار سازمانی) در ارتباط باشید.
